Как составить справочный аппарат к описи дел

На титульном листе указывается полное название фонда организации с перечислением всех переименований, если они были. В круглых скобках указывается сокращенное наименование. Далее: номер фонда; номер описи; название описи, состоящее из наименования структурной части или годы, за которые дела включены в опись.

Соблюдайте порядок перечисления названий организации или ее подведомственность. В случае если они менялись в течение времени, за которое составлена опись, первым указывается последнее название организации, а затем последовательно все переименования в хронологической последовательности.

Возможен вариант, когда на титульном листе дается последнее название, а вся история переименований, в т.ч. и названий вышестоящей организации, приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом.

В содержании (оглавлении) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются:

• предисловие,
• список сокращений,
• названия всех разделов, подразделов, включенных в опись,
• указатели,
• переводные таблицы шифров.

Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи. Алгоритм построения содержания такой же, как и для книг.

Предисловие включает в себя:

• историю организации-фондообразователя,
• историю фонда,
• аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Составитель своей подписью заверяет достоверность информации.

Предисловие по включенным в него сведениям похоже на историческую справку (в составе дела фонда). Отметим, что историческая справка первична, а предисловие – вторично, и историческая справка ведется за весь период деятельности организации, а предисловие включает в себя те же сведения, но за хронологический период, за который в данную опись помещены дела. При составлении предисловия можно пользоваться сведениями из исторической справки.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список расшифровывается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр.), обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь (профком), в список сокращений не включаются. Недопустимо включать в список сокращения такого рода: «р.- родился», у. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобное. Если такие варианты встречаются, необходимо пересоставить опись.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Их задача — ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим — включающим понятия различного характера, специальным — включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов).

Составить предметный указатель сложнее, чем географический или именной. Сложность состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:

• простой, т.е. не иметь подрубрик;
• сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение;
• гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Рубрика простая . Газета 7 Рубрика сложная . Газеты, тираж 7, 8, 9 Рубрика гнездовая. Газеты: «Известия», 7, 8, 9 «Независимая» 10 «Спид-инфо» 14,16

Подрубрики располагайте либо в алфавитной, либо в логической, систематической последовательности. Например:

Не включайте в предметный указатель виды документов. Специально указатель видов документов составляется к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий помните, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Например, в понятии «избирательная компания» основное смысловое значение имеет слово «компания». Это слово является ударным или ключевым.

Выявление ударного слова необходимо для правильной организации сведений в указателе. В дальнейшем это облегчит поиск информации по основным вопросам и направлениям деятельности фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ударное слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому: Рельсы, их дефекты. 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому включайте в указатель многословное понятие полностью, делайте отсылку к ключевому понятию:

Не подвергаются инверсии устоявшиеся понятия, названия организаций. Например:

ОАО «Сбербанк России» . 7, 15

Чтобы составить указатели к описи, выпишите каждое предметное понятие на отдельную карточку, снабдите его необходимым пояснением, укажите номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, систематизируйте их по алфавиту (до 4-го знака), произведите инверсию, при необходимости создайте сложные рубрики. После этого перенесите содержание карточного указателя на лист (листовую форму). Возможно составление листовой формы в электронном формате. При оформлении указателя в листовой форме проставляйте прописные буквы русского алфавита перед каждой группой понятий, начинающейся на эту букву, например, «А»:

Арбитраж. 5 Автомобиль: - грузовой. 7,8 - легковой. 8,9 Архивы: - ведомственные. 4,5 - государственные. 2,3 - частные. 5,6

Переводная таблица шифров составляется к описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.

Переработка описей производится в исключительных случаях для исправления ошибок, допущенных при первом ее составлении и затрудняющих поиск информации.

При переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией единиц хранения и изменением их номеров, необходимо составление переводной таблицы.

Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме:

№ единицы хранения по старой описи — № единицы хранения по новой описи, примечания.

Т.е, слева — номера единиц хранения по старой описи, справа — новые архивные шифры тех же единиц хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами описей.

Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.