Как производится выдача наличных денег под отчет

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

• деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;

• на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер, к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;

• деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя. При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор. В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;

• деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;

• выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет. На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Можно ли выдать деньги под отчет

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

p, blockquote 8,0,0,0,0 -->

Видео — расчеты с подотчетными лицами:

p, blockquote 9,0,0,0,0 -->

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о необходимости их получения. Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

p, blockquote 13,0,1,0,0 -->

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

p, blockquote 14,0,0,0,0 -->

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет. Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

• придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
• снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
• кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

p, blockquote 18,0,0,0,0 -->

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

p, blockquote 19,0,0,0,0 -->

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

p, blockquote 20,0,0,0,0 -->

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

adsp-pro-2 --> p, blockquote 21,0,0,0,0 -->

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

p, blockquote 22,0,0,0,0 -->

Это же поддерживает и п.2 Указания Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

• деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
• расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
• платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

p, blockquote 26,1,0,0,0 -->

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

p, blockquote 27,0,0,0,0 -->

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

p, blockquote 29,0,0,0,0 -->

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

p, blockquote 30,0,0,0,0 -->

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

p, blockquote 31,0,0,0,0 -->

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

p, blockquote 32,0,0,0,0 -->

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

p, blockquote 33,0,0,0,0 -->

p, blockquote 34,0,0,0,0 -->

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

p, blockquote 35,0,0,0,0 -->

Если деньги под отчет выдаются сотруднику другой компании

Подобная ситуация возникает тогда, когда действует, например, договор подряда между подрядчиком, в качестве которого выступает юридическое лицо, и заказчиком, которым может быть и предприниматель, и организация. И вот сотрудник подрядчика требует денег на закупку, например, материалов. Как выдать эти деньги? Под отчет? Или в качестве аванса по договору подряда?

p, blockquote 37,0,0,0,0 -->

Прежде всего, стоит вспомнить, что п.5 Указания №3210-У Банка России оговаривает возможность получения денег под отчет только работниками юридического лица или предпринимателя, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

p, blockquote 38,0,0,0,0 -->

При этом, исходя из анализа положения указанного пункта 5, следует, что гражданско-правовой договор должен быть напрямую заключен с физическим лицом. Поэтому выдача средств сотруднику подрядчика, в качестве которого выступает юридическое лицо, не является выдачей средств под отчет, поскольку договор подряда заключен именно с компанией. И как же тогда выдать указанному сотруднику деньги на закупку материалов?

p, blockquote 39,0,0,1,0 -->

В этом случае деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, при наличии у данного сотрудника доверенности от компании-подрядчика на получение денег и с указанием в расходном кассовом ордере, например: «выдача средств на закупку материалов на основании п.6 Договора подряда №234 от 10.06.16 г.».

p, blockquote 40,0,0,0,0 -->

p, blockquote 41,0,0,0,0 -->

Кроме того, во избежание неприятностей с контролирующими органами и с самим подрядчиком следует предварительно письменно оговорить условия приобретения материалов, т.е. за чей счет и кто это должен делать. Очень часто в подобных ситуациях к договору подряда оформляется договор поручения, по которому подрядчик за счет заказчика приобретает всё необходимое для работы.

p, blockquote 42,0,0,0,0 -->

p, blockquote 43,0,0,0,0 -->

Кстати, такой порядок сотрудничества, в том числе и по выдаче средств для осуществления расходов в рамках задания по гражданско-правовому договору, действует и тогда, когда в качестве подрядчика выступает индивидуальный предприниматель.

p, blockquote 44,0,0,0,0 -->

Далее никакие авансовые отчеты не составляются, а все документы, например, на закупку материалов оформляются на имя заказчика сразу. Однако указанные документы могут предоставляться заказчику не по отдельности по мере расходования средств, а вместе с Отчетом, который выступает приложением к договору поручения (подряда) и оформляется по завершении всех расходов. Данный Отчет составляет подрядчик, как сводное подтверждение произведенных им расходов за счет заказчика.

p, blockquote 45,0,0,0,0 -->

Кто может выдавать товарный чек без кассового чека и какие реквизиты он должен содержать.

p, blockquote 46,0,0,0,0 -->

Читайте о том, в каких случаях предпринимателям и организациям не обойтись без расчетного счета.

p, blockquote 47,0,0,0,0 -->

p, blockquote 48,0,0,0,0 -->

Видео — выдача денег в подотчет из кассы в 1С Бухгалтерия 8:

p, blockquote 50,0,0,0,0 -->

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 52,0,0,0,0 -->

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать - ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 53,0,0,0,1 -->

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей - ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Получается, руководитель предприятия, работающий по трудовому договору, имеет право по закону взять неограниченную сумму под отчёт, указав в заявление назначение. На счету предприятия миллиард рублей. Руководитель пишет заявление, что хочет купить атомную электростанцию и спокойно снимает все деньги (безналичными на свой счёт) и тут же улетает заграницу.

Скажите, кто как понимает оплата расходов, связанных с деятельностью предприятия? Вот я устроил банкет для приехавшей проверять меня комиссии и для этого взял деньги под отчёт. Это же на нужды предприятия затраты были сделаны.

Получается, что если я найму на предприятие художника по срочному договору, для изготовления плакатов, то имею право дать ему деньги под отчёт, на покупку красок. А если не будет заключен договор с художником, то не имею.

Как я понял. Подотчётным лицом на предприятии может быть не абы кто, а лицо, назначенное приказом. То есть, если руководитель хочет взять деньги, то предварительно должен сделать сам на себя приказ.